Wer sich mit E-Rechnungen beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind in Deutschland verbreitet und erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Trotzdem unterscheiden sie sich grundlegend in Aufbau, Einsatzbereich und Handhabung.
Die europäische Norm EN 16931
Bevor wir in die Details der beiden Formate einsteigen, ist ein Blick auf die gemeinsame Grundlage wichtig. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die technische Umsetzung regelt die Norm EN 16931, die ein semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer Rechnung definiert.
EN 16931 legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss — aber nicht, in welchem technischen Format diese Informationen übertragen werden. Dafür gibt es zwei offizielle Syntaxen:
- UBL (Universal Business Language) — ein OASIS-Standard, auf dem XRechnung basiert
- CII (Cross Industry Invoice) — ein UN/CEFACT-Standard, den ZUGFeRD verwendet
XRechnung: Reines XML
XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das Format basiert auf UBL 2.1 und besteht ausschließlich aus einer XML-Datei — ohne visuelle Darstellung.
Technische Merkmale
- Reine XML-Datei (UBL 2.1 Syntax)
- Keine visuelle Darstellung enthalten — die Darstellung erfolgt durch den Empfänger
- Strenge Validierungsregeln (Schematron) über die EN 16931 hinaus
- Versionen werden regelmäßig aktualisiert (aktuell XRechnung 3.0)
- Übertragung über Peppol oder direkte Kanäle (z. B. ZRE des Bundes)
Typische Einsatzbereiche
- Rechnungen an Bundesbehörden (über die ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform)
- Rechnungen an Landesbehörden und Kommunen
- B2B-Szenarien mit automatisierter Rechnungsverarbeitung
- Peppol-Netzwerk (internationaler Austausch)
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei im CII-Format. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.1, die inhaltlich identisch mit dem französischen Factur-X-Standard ist.
Technische Merkmale
- PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei (CII Syntax)
- Visuell lesbar — die Rechnung sieht wie ein normales PDF aus
- Maschinenlesbar — die strukturierten Daten sind im XML enthalten
- Verschiedene Profile: Minimum, Basic, Comfort (EN 16931), Extended, XRechnung
- International kompatibel als Factur-X (Frankreich) und ZUGFeRD (Deutschland)
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD definiert verschiedene Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang:
- Minimum — Grundlegende Rechnungsdaten (nicht EN 16931-konform)
- Basic — Erweiterte Basisdaten (nicht EN 16931-konform)
- Comfort / EN 16931 — Vollständig EN 16931-konform, empfohlen für B2B
- Extended — Zusätzliche Felder über den Standard hinaus
- XRechnung — ZUGFeRD-Datei mit XRechnung-konformer XML
Für die Erfüllung der E-Rechnungspflicht muss mindestens das Profil Comfort (EN 16931) verwendet werden.
Direkter Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML (UBL) | PDF/A-3 + XML (CII) |
| Visuell lesbar | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (eingebettetes XML) |
| EN 16931-konform | Ja | Ab Profil Comfort |
| Primärer Einsatz | B2G, Peppol | B2B |
| Dateigröße | Klein (nur XML) | Größer (PDF + XML) |
| Archivierung | Nur XML archivieren | PDF/A-3 ist archivierungstauglich |
Entscheidungshilfe: Welches Format passt?
Die Wahl des Formats hängt vom konkreten Anwendungsfall ab:
XRechnung wählen, wenn:
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden
- Der Empfänger explizit XRechnung verlangt
- Das Peppol-Netzwerk genutzt wird
- Die Rechnungsdaten vollautomatisch verarbeitet werden sollen
ZUGFeRD wählen, wenn:
- Die Rechnung auch visuell lesbar sein soll (z. B. für Buchhaltung per Augenmaß)
- Der Empfänger noch keine automatisierte Verarbeitung nutzt
- Ein schrittweiser Übergang zur E-Rechnung gewünscht ist
- Internationale Kompatibilität (Factur-X) gewünscht ist
In der Praxis lässt sich die Entscheidung oft vereinfachen: Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung gesetzt. Für alles andere ist ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) die flexiblere Lösung.
Beide Formate mit einem Tool
Viele Unternehmen brauchen in der Praxis beide Formate — XRechnung für den B2G-Bereich und ZUGFeRD für B2B. Mit Invoice.xhub lassen sich Rechnungen in beiden Formaten erstellen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Die korrekte Struktur, Validierung und EN 16931-Konformität wird automatisch sichergestellt.