Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland im B2B-Bereich angekommen. Das Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) hat die Weichen gestellt: Elektronische Rechnungen werden schrittweise zur Pflicht. Für Unternehmen bedeutet das konkrete Handlungspflichten — und klare Fristen.
Was hat sich am 1. Januar 2025 geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt für jedes Unternehmen, das am B2B-Geschäftsverkehr teilnimmt — unabhängig von Größe oder Branche. Eine Opt-out-Möglichkeit gibt es nicht.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Der Gesetzgeber definiert E-Rechnungen als strukturierte, maschinenlesbare Datenformate gemäß der europäischen Norm EN 16931. Konkret sind damit zwei Formate gemeint:
- XRechnung — ein reines XML-Format, das vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) etabliert ist
- ZUGFeRD (ab Version 2.0) — ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei einbettet
Die Übergangsfristen im Detail
Der Gesetzgeber hat ein stufenweises Modell vorgesehen, um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben:
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus — die Rechnungen müssen aber korrekt archiviert werden (GoBD-konform, revisionssicher).
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt dann für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle inländischen B2B-Umsätze nach § 14 UStG. Das umfasst:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
- Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
- Einzelunternehmer und Freiberufler
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Ausgenommen sind lediglich steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Vermietung von Wohnraum, bestimmte Bildungsleistungen) sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format?
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931 und sind damit gesetzeskonform. Die Wahl hängt vom Anwendungsfall ab:
XRechnung eignet sich besonders für den Rechnungsaustausch mit Behörden und großen Unternehmen, die Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten. Das Format ist rein maschinenlesbar — ohne visuelle Darstellung.
ZUGFeRD kombiniert die Vorteile beider Welten: Die Rechnung ist sowohl als PDF lesbar (für Menschen) als auch als XML verarbeitbar (für Maschinen). Für die meisten B2B-Szenarien ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Auch wenn die Versandpflicht erst 2027 bzw. 2028 greift, ist frühzeitiges Handeln sinnvoll:
- Empfangsbereitschaft sicherstellen — Können eingehende E-Rechnungen (XML/ZUGFeRD) verarbeitet und archiviert werden?
- Rechnungsprozesse prüfen — Wie werden Rechnungen aktuell erstellt und versendet? Wo gibt es Handlungsbedarf?
- Software evaluieren — Unterstützt die aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bereits E-Rechnungsformate?
- Testweise umstellen — Die Übergangszeit nutzen, um E-Rechnungen parallel zu erstellen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Mitarbeiter informieren — Buchhaltung und Einkauf müssen wissen, was sich ändert und wie mit E-Rechnungen umzugehen ist.
Tools wie Invoice.xhub ermöglichen es, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD direkt zu erstellen — kostenlos und ohne Installation. So lässt sich der Umstieg schrittweise testen, bevor die Pflicht greift.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein fernes Zukunftsthema mehr. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht folgt in absehbarer Zeit. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden Stress und sind rechtzeitig vorbereitet. Die technische Umsetzung ist dank standardisierter Formate und verfügbarer Tools weniger aufwändig als oft befürchtet.