Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Großunternehmen und Konzerne. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von den neuen Regelungen betroffen. Dieser Leitfaden erklärt, was Kleinunternehmer wissen müssen, welche Fristen gelten und wie der Einstieg in die E-Rechnung gelingt.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?

Ja. Die im Wachstumschancengesetz verankerte E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße oder Umsatzsteuer-Status. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind genauso betroffen wie umsatzsteuerpflichtige Unternehmen.

Das bedeutet konkret:

Seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können
Ab 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden (die Übergangsfrist bis 2027 gilt nur für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz)

Ein häufiges Missverständnis: Manche Kleinunternehmer gehen davon aus, dass die Kleinunternehmerregelung sie von der E-Rechnungspflicht befreit. Das ist nicht der Fall. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer — die E-Rechnungspflicht ist eine davon unabhängige Formvorschrift.

Besonderheiten bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Kleinunternehmer-Rechnungen weisen einige Besonderheiten auf, die auch in der E-Rechnung abgebildet werden müssen:

Keine Umsatzsteuer ausweisen — Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen
Hinweis auf § 19 UStG — Die Rechnung muss einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten (z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG")
Steuersatz 0 % — Im strukturierten XML-Teil wird der Steuersatz mit 0 % und dem entsprechenden Steuerbefreiungsgrund angegeben

Beide E-Rechnungsformate — XRechnung und ZUGFeRD — unterstützen diese Anforderungen. Die korrekte Abbildung im XML erfordert die Angabe des Steuerbefreiungscodes nach EN 16931.

Welches Format für Kleinunternehmer?

Für die meisten Kleinunternehmer ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl. Die Gründe:

Visuell lesbar — Die Rechnung sieht wie ein normales PDF aus und kann gedruckt oder per E-Mail verschickt werden
Gleichzeitig maschinenlesbar — Die strukturierten Daten sind im eingebetteten XML enthalten und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen
Einfacher Empfang — Empfänger können die Rechnung entweder als PDF lesen oder die XML-Daten automatisiert verarbeiten
Keine spezielle Software beim Empfänger nötig — Jeder PDF-Reader zeigt die Rechnung korrekt an

XRechnung ist nur dann notwendig, wenn Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) gestellt werden. In diesem Fall ist das Format in der Regel vorgegeben.

Schritt für Schritt: So starten Kleinunternehmer

Schritt 1: Empfang sicherstellen (sofort)

Seit Januar 2025 müssen E-Rechnungen empfangen werden können. In der Praxis bedeutet das:

Ein E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen bereithalten
Eingehende XML- oder ZUGFeRD-Dateien erkennen und ablegen
Eine GoBD-konforme Archivierung einrichten (die Originaldatei muss unverändert aufbewahrt werden)

Schritt 2: Eigene Rechnungsdaten prüfen

Bevor E-Rechnungen erstellt werden, sollten die Stammdaten geprüft werden:

Vollständiger Unternehmensname und Adresse
Steuernummer oder USt-IdNr. (falls vorhanden)
Bankverbindung
Kontaktdaten

Schritt 3: Passendes Tool wählen

Für Kleinunternehmer mit geringem Rechnungsvolumen ist eine schlanke Lösung ausreichend. Kriterien bei der Auswahl:

Unterstützung von ZUGFeRD (mindestens Profil EN 16931)
Korrekte Abbildung der Kleinunternehmerregelung
GoBD-konforme Archivierung oder Export-Möglichkeit
Keine unnötige Komplexität — das Tool sollte zur Unternehmensgröße passen

Invoice.xhub bietet einen kostenlosen Tarif, der für viele Kleinunternehmer ausreichen dürfte: Bis zu 5 Rechnungen pro Monat in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, ohne Registrierung nutzbar.

Schritt 4: Erste E-Rechnung erstellen und testen

Bevor die Pflicht zum Versand greift, lohnt es sich, erste E-Rechnungen zu erstellen und mit Geschäftspartnern zu testen:

Eine Testrechnung im ZUGFeRD-Format erstellen
Die Rechnung mit einem Validierungstool prüfen (z. B. dem KoSIT-Validator)
Einem Geschäftspartner die Rechnung zusenden und Feedback einholen

Häufige Fehler vermeiden

Bei der Umstellung auf E-Rechnungen gibt es typische Stolperstellen:

PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung — Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt ab 2028 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen
Falsches Profil — ZUGFeRD im Profil Minimum oder Basic ist nicht EN 16931-konform und genügt nicht der E-Rechnungspflicht
Fehlender Steuerbefreiungshinweis — Im XML muss der korrekte Code für die Steuerbefreiung nach § 19 UStG angegeben werden
Keine Archivierung — Versendete und empfangene E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Zu lange warten — Die Umstellung im letzten Moment erhöht das Risiko für Fehler und Stress

Zusammenfassung

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Der Empfang muss seit 2025 möglich sein, der Versand wird spätestens ab 2028 Pflicht. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist für die meisten Kleinunternehmer das passende Format. Der Einstieg ist mit den richtigen Tools unkompliziert — und die verbleibende Übergangszeit sollte genutzt werden, um die eigenen Prozesse ohne Zeitdruck anzupassen.

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Ein praktischer Leitfaden