E-Rechnungen automatisch validieren mit n8n

Die E-Rechnungspflicht 2025 stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Wie validiere ich eingehende Rechnungen automatisch? Wie erkenne ich fehlerhafte Daten? Und was passiert, wenn die automatische Prüfung Probleme findet?

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit n8n und invoice.xhub ein automatisiertes Validierungssystem aufbaust, das genau diese Probleme löst – ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen.

Das Problem

Stell dir vor, du erhältst täglich dutzende E-Rechnungen von verschiedenen Lieferanten. Jede Rechnung muss:

1. Formal validiert werden (XRechnung-konform, alle Pflichtfelder vorhanden)
2. Inhaltlich geprüft werden (Beträge stimmen, USt-ID korrekt)
3. Bei Problemen eskaliert werden (Mitarbeiter informieren)
4. Archiviert werden (GoBD-konform)

Das manuell zu machen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit der invoice.xhub API und n8n kannst du diesen Prozess vollständig automatisieren.

Die Lösung: Automatisierter Validierungs-Workflow

Unser System verwendet spezialisierte "Agents" – unabhängige Workflows, die zusammenarbeiten:

Die 4 Agents

Was macht dieses System besonders?

1. Schema-Validierung mit invoice.xhub

Das Herzstück ist der Validation Agent. Er nutzt die invoice.xhub API für umfassende Prüfungen:

• Validiert gegen offizielle XRechnung/ZUGFeRD-Schemas
• Prüft USt-IDs, Berechnungen, Pflichtfelder
• Erkennt Format- und Strukturfehler
• Liefert detaillierte Fehlermeldungen mit Korrekturhinweisen

Die API gibt dir einen klaren Status:

1{
2  "valid": true,
3  "errors": [],
4  "warnings": [],
5  "suggestions": []
6}

2. Human-in-the-Loop

Bei kritischen Fehlern wird automatisch eskaliert:

• Slack-Nachricht an den zuständigen Mitarbeiter
• Request-ID für Nachverfolgung
• Fehlerdetails und Korrekturvorschläge

So behalten Menschen die Kontrolle, ohne jede Rechnung manuell prüfen zu müssen.

3. Automatische Fehlerdiagnose

Der Error Handler Agent analysiert Fehler strukturiert:

1{
2  "diagnosis": {
3    "rootCause": "USt-ID Format ungültig",
4    "classification": "validation",
5    "severity": "medium"
6  },
7  "autoFix": {
8    "possible": true,
9    "action": "Format korrigieren"
10  }
11}

Bei einfachen Fehlern kann das System sogar automatisch korrigieren.

Schritt-für-Schritt Aufbau

Schritt 1: n8n einrichten

Starte n8n mit Docker:

1docker run -it --rm \
2  --name n8n \
3  -p 5678:5678 \
4  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
5  n8nio/n8n

Installiere dann den invoice.xhub Community Node:

1. Settings → Community Nodes
2. Suche: n8n-nodes-invoice-xhub
3. Installieren

Schritt 2: Credentials konfigurieren

Erstelle folgende Credentials in n8n:

Schritt 3: Workflow erstellen

Der Basis-Workflow hat 5 Nodes:

1Webhook → Extract Parameters → Invoice.xhub Validate → Build Response → Respond

1. Webhook: Empfängt POST-Requests auf /validate-invoice
2. Set Node: Extrahiert invoice und countryCode
3. Invoice.xhub Node: Validiert die Rechnung
4. Code Node: Baut die Response
5. Respond to Webhook: Sendet das Ergebnis zurück

Schritt 4: Fehlerbehandlung & Eskalation

Füge einen IF Node hinzu:

• Condition: {{ $json.validation.valid === false }}
• True-Pfad: Fehlerbehandlung und ggf. Slack-Benachrichtigung
• False-Pfad: Direkt Response senden

Live-Beispiel: Rechnung validieren

Sende eine Test-Rechnung:

1curl -X POST http://localhost:5678/webhook/validate-invoice \
2  -H "Content-Type: application/json" \
3  -d '{
4    "countryCode": "DE",
5    "invoice": {
6      "invoiceNumber": "INV-2025-001",
7      "invoiceDate": "2025-01-15",
8      "seller": {
9        "name": "ACME GmbH",
10        "vatId": "DE123456789",
11        "address": {
12          "street": "Hauptstraße 1",
13          "city": "Berlin",
14          "postalCode": "10115",
15          "country": "DE"
16        }
17      },
18      "buyer": {
19        "name": "Customer AG",
20        "vatId": "DE987654321",
21        "address": {
22          "street": "Nebenstraße 2",
23          "city": "München",
24          "postalCode": "80331",
25          "country": "DE"
26        }
27      },
28      "lineItems": [
29        {
30          "description": "Beratung",
31          "quantity": 10,
32          "unit": "HUR",
33          "unitPrice": 150.00,
34          "vatRate": 19
35        }
36      ],
37      "currency": "EUR",
38      "total": 1785.00
39    }
40  }'

Response bei valider Rechnung:

1{
2  "success": true,
3  "validation": {
4    "valid": true,
5    "errors": [],
6    "warnings": [],
7    "suggestions": []
8  }
9}

Response bei fehlerhafter Rechnung:

1{
2  "success": true,
3  "validation": {
4    "valid": false,
5    "errors": [
6      {
7        "code": "E001",
8        "message": "USt-ID Format ungültig",
9        "field": "seller.vatId",
10        "suggestion": "USt-ID Format korrigieren (DE + 9 Ziffern)"
11      }
12    ],
13    "warnings": []
14  },
15  "needsReview": true,
16  "reviewReason": "Validation errors detected - review recommended"
17}

Fertigen Workflow importieren

Du möchtest direkt starten? Importiere den fertigen Workflow:

1. Lade simple-validation-workflow.json herunter
2. In n8n: Settings → Import Workflow
3. Wähle die JSON-Datei
4. Credentials zuweisen
5. Aktivieren

Der vollständige Multi-Agent Workflow mit allen 4 Agents ist ebenfalls verfügbar.

Vorteile dieser Architektur

Für Entwickler

• Modular: Jeder Agent ist ein eigenständiger Workflow
• Erweiterbar: Neue Agents einfach hinzufügen
• Testbar: Agents einzeln testen und debuggen

Für Unternehmen

• Zuverlässig: Offizielle Schema-Validierung minimiert Fehler
• Transparent: Detaillierte Fehlermeldungen mit Korrekturhinweisen
• Effizient: Nur wirklich problematische Fälle eskalieren

Für Compliance

• Nachvollziehbar: Jede Entscheidung dokumentiert
• Audit-ready: Alle Validierungen protokolliert
• Aktuell: Automatische Schema-Updates via invoice.xhub

Nächste Schritte

1. n8n installieren und Community Node hinzufügen
2. Kostenlosen API Key holen auf invoice.xhub.io
3. Tutorial durcharbeiten mit allen Details
4. Produktiv gehen und Zeit sparen

Das vollständige Tutorial mit allen Code-Beispielen findest du in unserer Dokumentation.

Fazit

Mit n8n und invoice.xhub baust du in wenigen Stunden ein produktionsreifes Validierungssystem. Die API liefert dir zuverlässige Schema-Validierung nach offiziellen Standards – schnell und deterministisch.

Fragen? Kontaktiere uns oder teste die API direkt im Playground.

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